Budgeting for Working Groups Planification de Budgets

This page is meant to help new and returning working groups plan their budgets for the upcoming year. Please feel free to contact us by phone (514-398-7432) or email (qpirg@ssmu.mcgilll.ca) if you need any additional help with budgeting.

The best way to organize your annual budget is to break down the ‘expenses’ (how much you will spend), and ‘revenues’ (how much you will fundraise) that you estimate your group will have. Don’t worry about estimating your budget to the penny, but try to be as specific as possible about what types of expenses you will have. Below, you will find a sample budget, including the main categories that your budget should include. If you are planning a big event (conference, lecture series, etc.), please make a sub-category for these to show how much it will cost.

Sample budget:

Revenue:

Donations at events: $200
Poster, booklet, and t-shirt sales: $300
Discretionary funding from other groups: $500

Total: $1,000

Expenses:

Photocopies (flyers, leaflets): $200
Printing (booklets, posters, stickers, and buttons): $200
Interpretation of ASL/QSL at meetings: $300
Snacks at meetings: $250 (10 meetings x $25)
Room bookings for 2 major events: $500
Audio visual equipment: $200
Advertising (radio ads, student newspapers, etc): $200

Total: $1,750

Amount requested from QPIRG McGill: $750

Estimating Expenses:

Room Bookings at McGill: 56$
Room Bookings at the Student Union building: free
Honorariums for workshops: can range from 50$-$150 for local facilitators
Honorarium for Speakers: speaker honoraria usually range from $50-250 depending on the speaker, travel costs for speakers etc. It can go much higher.
Advertising (you may want to put ads in the Daily or the Tribune for your events, but these are very expensive — a quarter page ad in the Daily is $200, and in the Tribune it’s $125
Photocopies (posters, pamphlets, etc. Estimate 5¢ per copy).
Supplies (working groups can use the supplies in the QPIRG office, such as paint, markers, paper, tape, etc. but you may need supplies that QPIRG does not usually carry, such as canvas for banners).
Childcare, Translation fees: these can be anywhere from $50 honorariums to a $18/hr fee.

Please note that salaries and stipends for working group members are not allowable expenses.

 

 

Ce page vise à aider les groupes de travail à planifier leurs budgets pour l’année à venir. N’hésitez pas de nous contacter par téléphone (514-398-7432) ou par courriel (qpirg@ssmu.mcgilll.ca) si vous avez besoin de l’aide à formuler un budget. La meilleure façon d’organiser votre budget annuel est d’anticiper les dépenses (le montant que vous allez dépenser), et les ‘revenues’ (le montant que vous allez accumuler en lévée de fonds) prévue pour votre groupe. Il n’est pas nécéssaire d’estimer le montant exact, mais essayez de préciser autant que possible les types de dépenses que vous prévoyez. Veuillez trouver, ci-bas, une exemple de budget, qui comprend les catégories prinicipales que votre budget devrait inclure. Si vous planifiez un grand évènement (une conférence, une série d’ateliers, etc), veuillez s’il vous plaît créer un sous-catégorie pour souligner les coûts associés.

Exemple de budget:

Revenues:

Dons aux évènements: $200

Ventes d’affiches, livrets, and t-shirts: $300

Financement discretionnaire d’autres groups: $500

Total: $1,000

Dépenses:

Photocopies (dépliants, brochures): $200

Impression (livrets, affiches, collants, et boutons): $200

Interprétation de ASL/QSL at meetings: $300

Collations pour les rencontres: $250 (10 rencontres x $25)

Location de salles pour deux évènements majeures: $500

Équipment audio-visuel: $200

Publicité (publicité radio, journaux étudiants, etc): $200

Total: $1,750

Montant demandé de GRIP McGill: $750

Comment estimer les dépenses:

Location de salles à McGill: 56$

Location de salles à l’Association Étudiant: gratuit

Honoraires pour des ateliers: pourrait varier entre 50$-$150 pour des animatrices/animateurs locales

Honoraires pour des conférenciers: les honoraires pour les conférenciers varient normalement entre $50-250, tout dépendant du conférencier, les dépenses de voyage pour les conférenciers, etc. Le montant peut être beaucoup plus haut.

Publicité (vous aimeriez peut être publiciser votre évènement dans le Daily ou le Tribune. Cependant, veuillez noter que cela coute très cher- une publicité d’un quart de page coute $200 pour le Daily et $125 pour le Tribune).

Fournitures (les groupes de travail peuvent utiliser les fournitures au bureau du GRIP, tels que le peinture, les feutres, le papier, le papier collant, etc. Cependant, vous auriez peut-être besoin de provisions non disponible au GRIP, tel que le matériel pour les bannières).

Service de garde, frais pour la traduction: ils peuvent varier d’un honoraire de $50 jusqu’à un frais de $18/hr.

Veuillez noter que les salaires et les bourses pour les membres du groupe de travail ne sont pas permis comme dépenses.